مدیریت و توسعه دارایی‌های فکری

مقدمه

یکی از نگرانی‌های عمده سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی، به‌ویژه در کشورهای درحال‌توسعه، شکاف زیاد بین ایجاد و توسعه دارایی‌های فکری و تجاری‌سازی آن‌ها است. مسئله کلیدی این است که چگونه می‌توان این شکاف عظیم را کاهش داد. به نظر می‌رسد که نیاز به توسعه یک مدل مدیریت مالکیت فکری «IPM» ضروری است تا مدیران فناوری و مالکیت فکری در سازمان‌ها بتوانند به‌سادگی آن را پیاده‌سازی نموده و از نتایج آن بهره ببرند.

در این نوشتار، مدل مدیریت مالکیت فکری جدیدی با قابلیت خودارزیابی و توسعه معرفی خواهد شد که شامل ۵ مرحله اصلی و ۱۵ فرآیند یکپارچه برای مدیریت دارایی‌های فکری است. این مدل، با قابلیت ارزیابی وضعیت سیستم مالکیت فکری فعلی سازمان‌ها، می‌تواند به آن‌ها کمک نماید تا از بین ۱۵ فرآیند معرفی‌شده، نوعی اولویت‌بندی انجام داده و یک جدول زمانی برای پیاده‌سازی آن‌ها توسعه دهند. توسعه و اصلاح سیستم مدیریت مالکیت فکری، به سازمان‌ها اجازه خواهد داد تا از طریق تجاری‌سازی دارایی‌های فکری خود، از آن‌ها به‌صورت مؤثر برای ایجاد ثروت استفاده نمایند.

با توسعه علم و فناوری، سلسله‌ای از تغییرات اقتصادی، از کشاورزی تا صنعت را در بر گرفته است. با این حال، چالش اصلی به چگونگی تبدیل این دانش توسعه‌یافته به ثروت باز می‌گردد که کلید اصلی آن، در حفاظت از دانش و فناوری نهفته است. برای محافظت از دانش توسعه‌یافته، رژیم‌های مالکیت فکری «IP» تکامل یافته‌اند که به تولید و به‌کارگیری دارایی‌های فکری کمک می‌نمایند. باید توجه داشت که نه‌تنها رژیم‌های مالکیت فکری به رشد و توسعه اقتصادی از طریق حفاظت از دارایی‌های فکری کمک می‌نمایند، بلکه مدیریت کارآمد آن نیز نقش مهمی در ایجاد ثروت و افزایش رفاه جامعه دارد. سازمان‌های امروزی، بر استفاده مؤثر از دارایی‌های فکری و مدیریت آن‌ها تمرکز نموده و در تلاش برای مدیریت بهینه دارایی‌های فکری خود هستند. به طور کلی می‌توان گفت، دو کارکرد عمده سیستم مدیریت مالکیت فکری عبارت است از: ۱) بهره‌گیری از سبد دارایی‌های فکری به‌عنوان نماد محافظت در سازمان و ۲) بهره‌گیری از سبد دارایی‌های فکری به‌عنوان نمادی از دارایی‌های کسب‌وکار.

یک نکته کلیدی که بسیاری از محققین بر آن تأکید دارند، این است که معمولاً مدیران کسب‌وکار از ارزش واقعی سرمایه فکری خود «IC»، درک مناسبی ندارند. آن‌ها نمی‌دانند که مردم، منابع سازمانی و فرآیندهای کسب‌وکار، می‌توانند موجب موفقیت یک استراتژی کاملاً جدید شوند. عمدتاً به منظور ساخت و توسعه استراتژی‌های جدید کسب‌وکار، مفاهیم نوینی نظیر پتانسیل‌های مدیریت مالکیت فکری، اهمیت خلاقیت در مالکیت فکری و در نهایت کاربردهای دارایی‌های فکری، در نظر مدیران کسب‌وکار کم‌رنگ است و به همین دلیل، اطلاعات ناچیزی در مورد این مقولات بسیار مهم و کلیدی دارند. (سرمایه فکری «IC» را می‌توان یکی از نمادهای دارایی‌های نامشهود سازمانی دانست که شامل دارایی‌های انسانی، دارایی‌های ارتباطی و دارایی‌های سازمانی می‌گردد.)

با توجه به اهمیت مدیریت مالکیت فکری در سازمان و نقش کلیدی آن در تبدیل دانش و فناوری به ثروت و ارزش‌افزوده، در طی سال‌های اخیر، محققین و دانشمندان اقدام به توسعه مدل‌های مختلفی برای مدیریت دارایی‌های فکری سازمان نموده‌اند. «IPM» را می‌توان چهارچوبی برای مدیریت دارایی‌های فکری از طریق تدوین استراتژی و سیاست‌های مناسب دانست که نحوه عملکرد سازمان در قبال موضوع دارایی‌های فکری و در مقیاس کلان‌تر، سرمایه فکری را مشخص می‌سازد. تا کنون مدل‌های مختلفی برای مدیریت مالکیت فکری در سازمان معرفی شده است؛ با این حال، هیچ یک از مدل‌های مذکور، قابلیت خودارزیابی نداشته و چگونگی توسعه سیستم مدیریت مالکیت فکری، در آن‌ها مشخص نیست. علاوه بر این، مدل‌های پیشنهادی یا برای بخش خاصی توسعه یافته و قابل اجرا هستند و یا این‌که از پیچیدگی قابل‌توجهی برای پیاده‌سازی برخوردارند.

عدم قابلیت خودارزیابی و توسعه سیستم مدیریت مالکیت فکری، یک چالش بسیار مهم است که به‌ویژه در کشورهای در حال ‌توسعه، خود را بیش از پیش نشان می‌دهد. این کشورها، عموماً با کمبود متخصصین مالکیت فکری مواجه هستند و حتی در مواردی که این متخصصین وجود دارند، دسترسی بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه شرکت‌ها و صنایع کوچک و متوسط و نیز مؤسسات دانشگاهی به‌عنوان بخش مهمی از سرمایه فکری کشور، به آن‌ها دشوار است.

یکی از کشورهایی که با مسائل و مشکلات فراوان در حوزه مدیریت مالکیت فکری مواجه است، کشور هند است. تصمیم دولت این کشور در مورد آزادسازی اقتصادی در سال ۱۹۹۱ میلادی، موجب شد تا صنایع هند و کسب‌وکارهای فعال در این کشور، با تغییرات شگرفی مواجه شوند. محیط جذاب هند برای فعالیت شرکت‌های بزرگ چندملیتی «MNCs» و تمایل آن‌ها برای ایجاد مراکز تحقیق و توسعه جهانی در این کشور، از فاکتورهای مثبتی است که هند را با فضای رقابتی در مقیاس جهانی آشنا نمود. در حال حاضر، این کشور به‌عنوان مرکز فعالیت‌های تحقیق و توسعه برای بخش‌های صنعتی و به‌طور خاص، حوزه‌های فناوری اطلاعات، صنایع دارویی، تحقیقات فضایی، فناوری‌های زیستی و چند حوزه نوظهور دیگر محسوب می‌شود. بدیهی است، این تغییرات چشمگیر در حوزه فناوری و صنایع دانش‌بنیان، نیازمند بستر و زیرساخت مناسبی است که یکی از مهم‌ترین آن‌ها موضوع حقوق مالکیت فکری است. توافقنامه «TRIPS» و سازگاری آن با مجموعه قوانین و مقررات هند، همراه با یک مکانیسم اجرایی بسیار قوی و نیز پشتیبانی همه‌جانبه از سوی سیستم حقوقی و قضایی این کشور، موجب شده است محیط مناسبی برای سرمایه‌گذاری‌های دانشی و فناورانه و تنوع‌بخشی به فعالیت‌های کسب‌وکار در آن ایجاد شود. سیاست‌گذاران هندی، با درک زودهنگام نقش مالکیت فکری در جذب سرمایه‌گذاری و الزامات مرتبط با آن، اصلاح قوانین و دستورالعمل‌های این کشور برای هماهنگی با قوانین بین‌المللی مالکیت فکری را در دستور کار قرار داده و مجموعه عظیمی از تغییرات و اصلاحات در سیستم‌های مرتبط را موجب شدند. این تغییرات که اغلب آن‌ها در سال‌های پایانی قرن گذشته و اوایل قرن حاضر انجام گرفته است، اثرات شگرفی در حوزه مالکیت فکری برای این کشور به همراه داشته است. برای مثال، مجموعه درخواست‌های ثبت اختراع از سوی شرکت‌های هندی در سال‌های ۲۰۰۱-۲۰۰۰، تقریباً یک چهارم درخواست‌ها در سال‌های ۲۰۱۷-۲۰۱۶ میلادی بوده است. با این حال، درآمدهای حاصل از این پتنت‌ها، با سرعت مشابهی افزایش نیافته است. به عبارت دیگر، نرخ بهره‌برداری از پتنت‌های ثبت‌شده از سوی مؤسسات و شرکت‌های خصوصی هند، با نرخ ثبت اختراع از سوی این سازمان‌ها همخوانی ندارد و شکافی عظیم بین «تولید دارایی‌های فکری» و «تجاری‌سازی دارایی‌های فکری» به چشم می‌خورد. پرسش کلیدی این است که چگونه می‌توان این فاصله را کاهش داد و پاسخ به این پرسش نیز نیاز به بررسی دقیق و جامع «IPM» و کارایی فرآیندهای مستتر در آن دارد.

این مقاله، با تمرکز بر بخش مهندسی برق به‌عنوان یکی از طبقات فناوری معرفی شده از سوی سازمان جهانی مالکیت فکری «WIPO»، تلاش دارد تا شکاف بین تولید و تجاری‌سازی دارایی‌های فکری را با پاسخ به برخی سؤالات اساسی پر نماید. این پرسش‌ها عبارتند از:

• سازمان‌ها چگونه می‌توانند سیستم مدیریت مالکیت فکری خود را توسعه دهند؟
• سیستم مدیریت مالکیت فکری در سازمان چگونه می‌تواند مورد ارزیابی قرار گیرد؟
• مدیریت کارآ و اثربخش سیستم مدیریت مالکیت فکری برای ایجاد ارزش‌افزوده به چه شکل است؟

برای بررسی دقیق این مسائل و دستیابی به پاسخ مناسب، مدل «IPM» از سوی نویسندگان پیشنهاد شده است که شامل ۵ مرحله اصلی و ۱۵ فرآیند در مدیریت مالکیت فکری است. این مدل، با قابلیت ارزیابی وضعیت سیستم مدیریت مالکیت فکری فعلی سازمان‌ها، می‌تواند به آن‌ها کمک نماید تا از بین ۱۵ فرآیند معرفی شده، نوعی اولویت‌بندی انجام داده و یک جدول زمانی برای پیاده‌سازی آن‌ها توسعه دهند. توسعه و اصلاح سیستم مدیریت مالکیت فکری، به سازمان اجازه خواهد داد تا به منظور ایجاد ثروت از طریق تجاری‌سازی دارایی‌های فکری، از آن به صورت مؤثری استفاده نماید.

ممیزی مدیریت مالکیت فکری

اولین گام برای دستیابی به یک سیستم مدیریت مالکیت فکری کارآمد و اثربخش، ممیزی و ارزیابی آن است. تا کنون مطالعات فراوانی در زمینه ممیزی سیستم‌های مدیریت مالکیت فکری انجام گرفته است که آن‌ها را از منظر رویکرد به مسئله، می‌توان به سه دسته کلی، فهرست موجودی دارایی‌های فکری «IP Inventory»، مطالعه موردی «Case Study» و تجزیه‌و‌تحلیل مالکیت فکری «IP Analytics» تقسیم نمود. از میان این سه دسته، تجزیه‌و‌تحلیل مالکیت فکری عمدتاً بر پتنت‌ها متمرکز بوده و نوعی تجزیه‌وتحلیل «SWOT» در زمینه فناوری است («SWOT» یک ابزار کارآ برای شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمانی و نیز فرصت‌ها و تهدیدهای محیطی است).

فهرست موجودی دارایی‌های فکری و مطالعات موردی، عموماً بر تمامی حوزه‌های مالکیت فکری متمرکز بوده و به طور گسترده‌ای از سوی محققین مورد استفاده قرار می‌گیرد. خروجی عمده تحقیقات انجام گرفته، شامل موارد زیر است:

• چک لیستی از فاکتورهای ممیزی مدیریت مالکیت فکری؛
• نقشه حرارتی فناوری (نقشه حرارتی یا Heat Map، نوعی داده‌های گرافیکی و رنگی است که ما را قادر می‌سازد تا رفتار کاربران را شناسایی نماییم. در واقع، نقشه حرارتی یکی از تست‌های کاربردپذیری بوده که به ما یک دید گرافیکی از نحوه عملکرد فناوری نمایش می‌دهد و به ما کمک می‌نماید تا محصول را در راستای اهداف خود جهت‌دهی نماییم)؛
• چهارچوب مدیریت سرمایه‌های فکری دانشگاهی؛
• سیستم ممیزی مدیریت مالکیت فکری؛
• سیستم کارت امتیازی متوازن «BSC» برای مدیریت مالکیت فکری (کارت امتیازی متوازن، یک سیستم مدیریت و برنامه‌ریزی استراتژیک است که به‌طور وسیعی در کسب‌و‌کار، صنعت، دولت و سازمان‌های غیرانتفاعی مورد استفاده قرار می‌گیرد، تا فعالیت‌های کسب‌و‌کار را به فراخور چشم‌انداز و استراتژی سازمان متناسب ساخته، ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود بخشد و بر عملکرد سازمان در قبال اهداف استراتژیک نظارت نماید. این ابزار، توسط «رابرت کاپلان» و «دیوید نورتون» به‌عنوان یک چارچوب سنجش عملکرد ابداع شد که استراتژی سازمان را از چهار جنبه کلیدی «مالی»، «مشتریان»، «فرآیندهای داخلی» و «رشد و یادگیری» و برگرفته از قضاوت شهودی، به یک زبان مشترک بدل می‌نماید.)

رویکرد مطالعه موردی برای ممیزی «IPM»، بر کاربرد سیستم مدیریت مالکیت فکری و روش‌های ممیزی و ارزیابی آن در صنایع و حوزه‌های فناوری مختلف تمرکز دارد. بر این اساس، صنعت، منطقه جغرافیایی، حوزه فناوری و موارد این‌چنینی بر روش ممیزی اثرگذار بوده و نمی‌توان یک سیستم مدیریت مالکیت فکری کلی را برای تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها تجویز نمود. همین عامل، موجب می‌شود تا ممیزی، ارزیابی و بهبود مدیریت مالکیت فکری، مبتنی بر ویژگی‌های صنعت و ماهیت فناوری، بسیار کلیدی و مهم تلقی گردد.

در ادامه این نوشتار، مدل مفهومی مدیریت مالکیت فکری، با قابلیت خودارزیابی و توسعه هوشمند، به‌عنوان یک راهکار مؤثر برای رفع این چالش معرفی خواهد شد. باید توجه داشت که نوعی همپوشانی در موضوعات «مدیریت نوآوری» و «مالکیت فکری» وجود دارد و بر همین اساس، می‌بایست مفاهیم نوآوری، فناوری، مالکیت فکری و مدیریت استراتژی را به‌خوبی مدنظر قرار داده و سیستم «IPM» را بر مبنای همپوشانی‌ها و در عین حال، ماهیت متمایز این چهار مفهوم، بسط و توسعه داد. در هر صورت، فرآیند کلی مدیریت مالکیت فکری، با سرمایه نوآوری آغاز می‌شود و انتظار می‌رود به دارایی‌های نامشهود ختم گردد که می‌تواند برای دستیابی به ارزش‌افزوده و ایجاد ثروت، تجاری‌سازی شود.

سیستم مدیریت مالکیت فکری و فرآیندهای اصلی آن

یک سیستم مدیریت مالکیت فکری، معرف مجموعه‌ای از فرآیندهای سیستماتیک شناسایی دارایی‌های فکری، وضعیت حقوقی هر یک از آن‌ها و اتخاذ سیاست مناسب برای حفاظت مطلوب و در عین حال، بهره‌برداری بهینه از آن‌ها است. بر مبنای تقسیم‌بندی‌های صورت گرفته در ادبیات حوزه فناوری و نوآوری، مجموعه دارایی‌های نامشهود «Intangible Assets- IA»، به دو بخش عمده سرمایه فکری «Intellectual Capital-IC» و مالکیت فکری «Intellectual Property-IP» تقسیم می‌شود. سرمایه فکری، به سرمایه‌های انسانی، سرمایه‌های سازمانی و سرمایه‌های ارتباطی اشاره دارد و در مقابل، مالکیت فکری را می‌توان در ۸ بخش عمده پتنت، کپی‌رایت، علائم و نشان‌های تجاری، طرح‌های صنعتی، نشان‌های جغرافیایی، اسرار تجاری، طرح‌های جانمایی مرتبط با مدارهای یکپارچه «Integrated Circuits» و نیز حفاظت از گونه‌ها و تنوع گیاهی جای داد. بدیهی است، سیستم مدیریت مالکیت فکری، متمرکز بر مالکیت فکری و هشت زیرمجموعه آن است.  

با توجه به تمرکز این تحقیق بر درک تجارب و فعالیت‌های مرتبط با به‌کارگیری سیستم مدیریت مالکیت فکری در سازمان‌های مختلف، شرکت‌هایی از هند به‌عنوان یک کشور درحال‌توسعه (۳ شرکت) و نیز برخی کشورهای توسعه‌یافته (۳ شرکت)، برای بررسی و مقایسه انتخاب شده‌اند. معیارهای اصلی برای انتخاب این شرکت‌ها، روند ثبت و انتشار مالکیت فکری از سوی آن‌ها، نوع سیاست‌های اتخاذشده در حوزه مالکیت فکری و نیز حوزه فعالیت آن‌ها (حوزه مهندسی برق) بوده است. بر این مبنا، از آمار و گزارش‌های دفتر ثبت اختراعات و علائم تجاری هند، فهرست «Evaluserve» در خصوص رتبه‌بندی سازمان‌ها در زمینه فعالیت‌های ثبت اختراع و نیز فهرست ۱۰۰ نوآور برتر «Thomson»، برای انتخاب شرکت‌های منتخب کمک گرفته شده است. به‌نوعی می‌توان مجموعه شرکت‌های مورد بررسی را محدود به سازمان‌های هوشمند در حوزه مالکیت فکری در بخش مهندسی برق دانست.

بررسی‌های موردی از شرکت‌های منتخب، نشان می‌دهد که مدیریت مالکیت فکری در سازمان چگونه انجام می‌گیرد. شرکت‌های یادشده، بنا به تغییرات سریع حوزه فناوری و نوآوری در طی چند سال اخیر و در نتیجه، فضای رقابتی شکل‌گرفته، اقدام به ایجاد یک فرهنگ مالکیت فکری در سازمان نموده که هم‌اکنون در حال تبدیل شدن به یک آگاهی و شناخت کیفی از مالکیت فکری است. چشم‌انداز سازمانی از دارایی‌های فکری، تصویری از یک جنگ‌افزار کارآمد برای زنده ماندن در این جنگ فناوری را به دست می‌دهد که می‌بایست در تمامی سطوح و بخش‌های سازمانی جاری و ساری گردد. دپارتمان مالکیت فکری در هر شرکت، سعی در محافظت و به‌روزرسانی سیستم مدیریت مالکیت فکری داشته و کمک می‌نماید تا تمامی واحدها و بخش‌های سازمانی، از طریق این سیستم به‌صورت یکپارچه عمل نمایند. اهداف اصلی واحد مالکیت فکری در سازمان، عبارت است از:

• کمک به بخش تحقیق و توسعه برای شناسایی دارایی‌های فکری بالقوه؛
• کمک به تجزیه‌وتحلیل‌های مرتبط با دارایی‌های فکری در سازمان؛
• حمایت و پشتیبانی از حفاظت از دارایی‌های فکری؛
• رصد تغییر و تحولات و آگاهی از روند فناوری در تمامی حوزه‌های فناورانه مرتبط با اهداف کسب‌وکار؛
• ساخت و توسعه نظام ارزیابی مبتنی بر سبد دارایی‌های فکری؛
• توسعه و ترویج آگاهی‌ها پیرامون مالکیت فکری.

گفتنی است، نوآوری باز به‌عنوان پارادایم غالب در سال‌های اخیر، موجب شده است تا پروژه‌های توسعه‌ای، از مفهوم‌سازی اولیه گرفته تا تجاری‌سازی نهایی، از سوی بخش‌های مختلف سازمانی و در تعامل با شرکت‌های همکار و شرکای تجاری دنبال شود. در این فضای تعاملی و با توجه به رقابت شدید موجود در فضای کسب‌وکار، حفظ اطلاعات و ایجاد یک چهارچوب قانونی برای توسعه مشارکت‌ها، از مفاهیمی است که شرکت‌های مختلف به‌ویژه پیشروهای حوزه فناوری، بیش از قبل با آن دست به گریبان هستند.

یک نکته مهم دیگر که باید به آن دقت داشت، روند ثبت اختراع و ارتباط آن با سیستم مدیریت مالکیت فکری در سازمان است. به نظر می‌رسد، توسعه مدیریت مالکیت فکری و فرآیند بلوغ آن در یک سازمان، به‌خوبی در روند ثبت و انتشار پتنت منعکس می‌شود و نشان می‌دهد که اغلب سازمان‌ها، از طریق آزمون و سعی و خطا، سعی در بهبود سیستم مدیریت مالکیت فکری خود دارند.

بنا بر بررسی‌های انجام‌گرفته، ۱۴ فرایند مرتبط با مدیریت مالکیت فکری شناسایی شده است که در این تحقیق، ۷ کارکرد جدید نیز به آن‌ها افزوده شده است. مجموعه این فرآیندها و کارکردها را می‌توان در چهار طبقه کلی، تحت عنوان تولید «IP»، حفاظت از «IP»، تجاری‌سازی «IP» و اخذ و اکتساب «IP» جای داد.

با توجه به این‌که هدف از این مطالعه، توسعه یک مدل مفهومی مدیریت مالکیت فکری با قابلیت خودارزیابی و توسعه است، می‌بایست ماژول‌های اصلی کارکردی در این حوزه تبیین گردد. در این راستا، مجموعه فرآیندها و کارکردهای «IPM»، از سوی محققین به ۱۱ دسته متمایز کد شده است که شامل موارد زیر است:

• سیاست‌های «IP» و قراردادهای مرتبط؛
• سیستم امنیت «IP»؛
• تولید ایده؛
• انتخاب ایده؛
• پروتکل‌های اداری «IP»؛
• ارزیابی «IP»؛
• فهرست موجودی «IP»؛
• نگهداری «IP»؛
• تجاری‌سازی «IP»؛
• اخذ و اکتساب «IP»؛
• اجرا و پیاده‌سازی «IP»؛

در ادامه، کدهای «تولید ایده» و «فهرست موجودی مالکیت فکری» خودشان به ترتیب به ۲ و ۴ زیر کد، شامل «محرک‌های تولید ایده و فرآیندهای تولید ایده» و «فهرست موجودی ایده (دارایی‌های فکری بالقوه)، فهرست موجودی دارایی‌های فکری تجاری‌سازی شده، فهرست موجودی دارایی‌های تجاری‌سازی نشده و فهرست موجودی دارایی‌های اکتساب شده» تقسیم شده‌اند. این ۱۵ کد را می‌توان خلاصه‌ای جامع از تمامی فرایندها و کارکردهای سیستم مدیریت مالکیت فکری دانست. برای تسهیل در اجرا و پیاده‌سازی سیستم مدیریت مالکیت فکری، ۱۵ کد مذکور را می‌توان در ۵ ماژول اصلی جای داد که به ترتیب عبارتند از:

الف) تولید دارایی فکری (Pre IP Stage): شامل سیاست‌های مالکیت فکری و قراردادهای مرتبط، سیستم امنیت مالکیت فکری، محرک‌های تولید ایده، فرآیندهای تولید ایده و فهرست موجودی ایده؛

ب) محافظت از دارایی فکری (IP Stage): شامل انتخاب ایده، پروتکل‌های اداری مالکیت فکری، سیستم ارزیابی مالکیت فکری و فهرست موجودی دارایی‌های فکری تجاری‌سازی نشده؛

ج) تجاری‌سازی دارایی فکری (Post IP Stage): شامل نگهداری مالکیت فکری، تجاری‌سازی مالکیت فکری و فهرست موجودی دارایی‌های فکری تجاری‌سازی شده؛

د) اکتساب دارایی فکری: شامل اخذ و اکتساب مالکیت فکری و فهرست موجودی دارایی‌های فکری اکتساب شده؛

ه) اجرای دارایی فکری.

توسعه مدل «IPM»

توسعه و بهبود سیستم مدیریت مالکیت فکری، به طیف وسیعی از فاکتورهای مختلف وابسته است که از آن میان، نقش چهار عامل استراتژی فناوری، استراتژی نوآوری، دسترسی به منابع انسانی و کارکنان دانشی و نیز دسترسی به ابزارهای مدیریت مالکیت فکری، نقشی مهم‌تر دارند. علاوه بر این، عواملی مانند فرهنگ سازمانی و مداخلات مدیریت ارشد نیز می‌تواند موجب تغییرات جزئی یا کلی در سیستم «IPM» سازمان شود.

همان‌گونه که در بخش پیشین بیان گردید، مجموعه کارکردها و فرایندهای اصلی مدیریت مالکیت فکری در سازمان را می‌توان در ۱۵ کد اصلی فهرست نمود. این فرایندها خود به ۵ سوپرکد تبدیل می‌شوند که اساس و بنیان مدل مفهومی را تشکیل می‌دهند. بر این اساس، مدل پیشنهادی دارای پنج مرحله تولید، تجاری‌سازی، خرید و اخذ و در نهایت اجرای دارایی‌های فکری است. در ادامه، هر یک از این مراحل و فرآیندهای مرتبط با آن‌ها به تفصیل بیان خواهند شد.

الف) تولید دارایی فکری

نخستین مرحله از مدل هوشمند و خودارزیاب «IPM»، بر تولید دارایی فکری تمرکز دارد و در واقع، نوعی فاز ایجاد ارزش از طریق شناسایی یک «IP» بالقوه به شمار می‌رود. یکی از مهم‌ترین مواردی که در این مرحله باید به آن توجه داشت، توسعه یک فرهنگ محرمانگی اطلاعات در سازمان است. دلیل اصلی تأکید بر محرمانگی، این است که یک دارایی فکری بالقوه، زمانی می‌تواند دقیقاً ارزش‌گذاری شود که تجاری‌سازی آن با موفقیت انجام گیرد. بنابراین، انتظار می‌رود که در انتهای مرحله اول، مجموعه‌ای از ایده‌های دارای پتانسیل برای تجاری‌سازی و در نتیجه نیاز به محافظت، شناسایی شوند.

اولین فرایند موجود در این مرحله، خط‌مشی و موافقت‌نامه‌های مالکیت فکری در سازمان است که یکی از مهم‌ترین فاکتورهای اثرگذار بر سیستم مدیریت مالکیت فکری به شمار می‌رود. سیاست «IP»، چیزی است که با توجه به پویایی بازار و فضای رقابتی، همواره می‌بایست به‌روزرسانی گردد. همچنین، این سیاست‌ها باید در هماهنگی کامل با استراتژی‌های کلان کسب‌وکار تدوین‌شده باشد تا کارایی آن بیشینه گردد. انتظار این است که تمامی کارکنان سازمان، از استراتژی «IP» سازمانی آگاهی داشته باشند و بدانند که هرگونه تغییر در این سیاست‌ها، می‌تواند فرآیند تولید و مدیریت مالکیت فکری را دستخوش تغییر نماید. برای درک بهتر سیاست‌ها و بهبود عملکرد، بهتر است تا تمامی موافقت‌نامه‌ها و قراردادهای مرتبط با آن‌ها، مستندسازی شوند و مواردی که می‌توانند موجب بهبود قراردادهای منعقدشده گردند، در بررسی‌های دوره‌ای استخراج شوند.

سیستم مدیریت مالکیت فکری، با داده‌ها و اطلاعات ارزشمندی که حتی در برخی موارد، فناوری‌های اصلی و قابلیت‌های فناورانه محوری سازمان را شامل می‌شود، سروکار دارد و بدیهی است که می‌بایست، سیستم امنیتی مناسبی برای حفاظت از این داده‌های اطلاعاتی تعریف شود. محدود نمودن دسترسی‌ها در موارد خاص، اعم از مشتریان و کارکنان، می‌تواند سازمان را در این مسیر یاری دهد.

یکی دیگر از کارکردهای مدیریت مالکیت فکری در مرحله نخست، محرک‌های تولید ایده است که بر لزوم آموزش مبانی پایه «IP» برای کارکنان تحقیق و توسعه متمرکز است. علاوه بر این، عوامل انگیزشی، همچون «تقدیر و تشویق» و «ارزشیابی‌های مستمر»، می‌تواند نرخ تولید ایده در سازمان را ارتقاء دهد.

منابع مختلفی برای تولید ایده وجود دارد که از آن میان، می‌توان به برگزاری جلسات رسمی برای به اشتراک‌گذاری دانش، سرمایه‌گذاری در فعالیت‌های تحقیق و توسعه، ورودی‌های حاصل از منابع خارجی نظیر تأمین‌کنندگان، مشتریان و واحدهای بازاریابی، ابزارهایی مانند تجزیه‌وتحلیل پتنت، کنفرانس‌ها و نیز جلسات دوره‌ای پرسنل واحد «IP» با کارکنان بخش تحقیق و توسعه برای شناسایی «IP»های بالقوه، اشاره نمود. در نهایت، فرآیند تولید ایده‌های دارای پتانسیل تجاری‌سازی و عرضه محصول نهایی به بازار انجام گرفته و فهرستی از موجودی ایده، به‌عنوان دارایی‌های فکری بالقوه سازمان ایجاد می‌گردد.

ب) حفاظت از دارایی فکری

پس از این‌که مرحله تولید دارایی فکری انجام گرفت، حفاظت از ایده‌های دارای پتانسیل بالقوه آغاز خواهد شد. چالش مهم در این مرحله، انتخاب ایده‌های کلیدی و ارزشمند و نیز بررسی دارایی‌های فکری تجاری‌سازی نشده، است و بدیهی است که می‌بایست یک سیستم ارزیابی و ارزش‌گذاری قوی و دقیق، بکار گرفته شود. از پارامترهای مهم برای انتخاب ایده‌های ارزشمند، می‌توان به سناریو بازار فعلی، ارتباطات تجاری، موقعیت فناوری از منظر چرخه عمر و نیز پیشرو یا دنباله‌رو بودن، منابع داخلی و خارجی در دسترس برای توسعه ایده و نیازهای کسب‌وکار اشاره نمود.

پروتکل‌های اداری مالکیت فکری، از دیگر فرآیندها و کارکردهایی است که در مرحله دوم مدل «IPM»، مد نظر قرار می‌گیرد. باید توجه داشت که برای مدیریت بهینه دارایی‌های فکری در سازمان، نیاز به یک واحد تخصصی مالکیت فکری است که برای پیگیری فعالیت‌های خود، می‌بایست بودجه‌ای ویژه به آن تخصیص یابد. چرخه عمر مالکیت فکری در سازمان‌های مختلف، همواره از سطح دفاعی آغاز شده و به سطح یک مرکز سودآوری ختم خواهد شد. بدیهی است، سرمایه‌گذاری در این چرخه عمر، کاملاً عقلانی و مفید به فایده خواهد بود.

همچنین در این مرحله، دسته‌بندی دارایی‌های فکری سازمانی، ذیل فهرست موجودی مالکیت فکری انجام می‌گیرد که می‌تواند طبقاتی نظیر «IP»های هوشمند، «IP»های محوری، «IP»های فروخته شده، «IP»های واگذار شده در قالب مجوز بهره‌برداری و ... را در بر گیرد. ویژگی هر یک از این دارایی‌های فکری، شامل سال، وضعیت حقوقی هر یک، اهداف استراتژیک، مخترع، وضعیت خط تولید مرتبط با آن و ... نیز می‌بایست به‌طور دقیق مشخص شود.

ج) تجاری‌سازی دارایی فکری

مرحله سوم مدل مدیریت مالکیت فکری، بر تجاری‌سازی متمرکز است و وظیفه چالش‌برانگیز انتخاب دارایی‌های فکری خاص، برای نگهداری و نیز برآورد هزینه‌های مرتبط با نگهداری آن‌ها، در این مرحله انجام می‌گیرد. سه فرآیند عمده این مرحله، شامل نگهداری، تجاری‌سازی و آماده‌سازی فهرست موجودی دارایی‌های فکری تجاری‌سازی شده است. با توجه به درآمد حاصل از تجاری‌سازی دارایی‌های فکری، فهرست موجودی تدوین‌شده می‌تواند برای یافتن فرصت‌های تجاری بهتر و نیز یادگیری و تسلط بر فعالیت‌های انتقال فناوری مفید باشد.

د) اکتساب دارایی فکری

این مرحله، نگاهی استراتژیک به مدیریت مالکیت فکری در سازمان دارد و شامل اقداماتی برای دستیابی به دارایی‌های فکری است که ممکن است سود مالی یا استراتژیک برای سازمان به همراه داشته باشد. فرآیندهایی که در این مرحله بر آن‌ها متمرکز خواهیم بود، شناسایی نیازهای کسب مالکیت فکری و تدوین و آماده‌سازی فهرستی از دارایی‌های فکری اخذشده است. لازم به ذکر است، نیازهای مذکور بر مبنای فرصت‌های پیش رو، جلوگیری از شکل‌گیری رقابت در آینده و کمک به سازمان برای دستیابی به موقعیت رهبری در صنعت و تحکیم این موقعیت، تعیین می‌شوند.

ه) اجرای دارایی‌های فکری

تا به اینجا، مجموعه ایده‌های بالقوه، شناسایی‌شده و آن‌هایی که دارای پتانسیل برای تجاری‌سازی و ایجاد ارزش‌افزوده بودند، مورد حفاظت قرار گرفته‌اند. سازوکار رسمی مدیریت مالکیت فکری در سازمان، تحت عنوان واحد مالکیت فکری شکل گرفته و با همکاری دیگر واحدها توانسته است تا نیازهای کسب‌وکار را با توجه به رقابت‌های آتی و فرصت‌های پیش رو مشخص سازد و دارایی‌های فکری مرتبط با آن‌ها را به دست آورد. در این مرحله، به‌عنوان مرحله پایانی سعی خواهد شد تا بر نحوه اجرا، نظارت شود. برای مثال، پیگیری دقیق قوانین و دستورالعمل‌ها برای جلوگیری از بهره‌برداری غیرمجاز رقبا و در صورت نیاز، پیگیری دعاوی حقوقی نقض حقوق مالکیت فکری که می‌بایست با قدرت از سوی واحد مالکیت فکری سازمان پیگیری شود.