مقدمه
طی سال‌های اخیر، با تشدید رقابت‌ها در مقیاس بین‌المللی و رواج بیش از پیش فناوری و نوآوری در این رقابت فزاینده، حفاظت از دارایی‌های دانشی و دستاوردهای فناورانه، به یک اصل کلیدی در کسب‌وکارهای مختلف بدل شده است. سیستم‌های مالکیت فکری و کارکردهای جانبی آن‌ها، به‌ویژه درآمدزایی از دارایی‌های فکری، آن‌چنان شرکت‌ها را به خود مشغول نموده که در بسیاری از شرکت‌های پیشرو و نوآور، واحدهای مجزایی تحت عنوان «واحد مالکیت فکری» ایجاد شده است. این واحدها، علاوه بر حفاظت از نوآوری‌های جدید و ثبت آن‌ها در سیستم‌های مالکیت فکری، پتانسیل‌های بهره‌برداری از سبد «IP» شرکت و درآمدزایی‌های احتمالی از آن‌ها را هم بررسی می‌کنند.
اما با وجود اینکه مالکیت فکری و دارایی‌های ناملموس یکی از اجزای کلیدی برای ارزیابی ارزش کسب‌وکار بوده و برای سهامداران از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، بسیاری از کارآفرینان و بنیان‌گذاران کسب‌وکارهای نوپا، نمی‌توانند از این دارایی‌های ارزشمند، بهره کافی برده و عملاً بسیاری از آن‌ها بلااستفاده باقی می‌مانند. بدیهی است، در دورانی که کارآفرینان و شرکت‌های فناور با اندازه‌های مختلف، تحت‌فشار قابل توجهی قرار داشته تا سودآوری بیشتری از دارایی‌ها و تولیداتشان به دست آورند و فرصت‌های جدید و جریان‌های بالقوه سودآوری را به منبع جدید درآمدی بدل نمایند، تحلیل راهبردی وضعیت دارایی‌های فکری، از اهمیتی دوچندان برخوردار خواهد بود. این تحلیل راهبردی را «ممیزی دوره‌ای مالکیت فکری» یا «Periodic Intellectual Property Audit» می‌نامند؛ مفهومی که می‌تواند بهره‌برداری بهینه از سبد «IP» شرکت را تضمین نموده و کسب‌وکار استارت‌آپی یا بالغ شما را با تحولات چشمگیری مواجه سازد.
با توجه به اهمیت دارایی‌های فکری و نقش کلیدی آن‌ها در موفقیت کسب‌وکارهای مختلف، در نوشتار حاضر به معرفی و بررسی ممیزی دوره‌ای مالکیت فکری خواهیم پرداخت.
آنالیز حفاظت و بهره‌برداری از دارایی‌های فکری
یکی از آنالیزهایی که اخیراً در سطح بنگاه‌های فناور و کسب‌وکارهای مبتنی بر دانش و نوآوری رواج یافته است، آنالیز حفاظت و بهره‌برداری بهینه از دارایی‌های فکری است که اصطلاحاً «IP Protection & Leveraging Analysis» یا به اختصار «IPPLA» نامیده می‌شود. این تحلیل، به بررسی قانونی و استراتژیک دارایی‌های فکری که در اختیار کسب‌وکارها قرار دارند، می‌پردازد. آنالیز حفاظت و بهره‌برداری از دارایی‌های فکری، مختص به شرکت‌های بزرگ فناور نبوده و برای شرکت‌هایی در اندازه‌های مختلف و در صنایع متفاوت نیز، قابل انجام است. انجام چنین آنالیزهایی، دستاوردها و مزایای قابل توجه برای شرکت‌ها به ارمغان می‌آورد و از همین رو است که در سطح بین‌المللی، شرکت‌هایی که به حقوق مالکیت فکری خود اهمیت می‌دهند، این تحلیل‌ها را به عنوان رکنی اساسی در استراتژی‌های کسب‌وکار خود دنبال می‌نمایند. «IPPLA» با ارزیابی خلاقانه و واقع‌گرایانه از وضعیت دارایی‌های فکری شرکت، مشخص می‌کند که حقوق مالکیت فکری فعلی شما چیست، قدرت و ارزش این دارایی‌ها چقدر است و فرصت‌های موجود برای بهره‌گیری از این دارایی‌ها در بازارهای جدید، درآمدزایی بیشتر در بازارهای موجود و یا بهبود کانال‌های عرضه کدامند.
از مهم‌ترین پرسش‌هایی که فرآیند «IPPLA» بر آن‌ها متمرکز است، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- چه فناوری‌هایی در کسب‌وکار حاضر وجود دارند که کاربردهایی بی‌رقیب دارند؟ آیا می‌توان مجوز بهره‌برداری از این فناوری‌ها را برای دیگران صادر نمود؟
- در یک مشارکت و همکاری فناورانه که برندسازی مشترک یا گسترش برند یکی از دو طرف را هدف قرار می‌دهد، کدام یک از برندهای در اختیار (به‌عنوان دارایی‌های فکری) ارزش‌آفرینی می‌کنند؟
- چه کانال‌های توزیع یا فرصت‌های همکاری وجود دارد که در صورت کنترل بیشتر شرکت بر آن‌ها، می‌توان به تقویت سودآوری امیدوار بود؟ این کانال‌ها و روابط را چگونه می‌توان تقویت نمود؟
- رقبای شرکت از چه استراتژی‌هایی برای رشد و توسعه خود استفاده می‌کنند؟ دلیل استفاده از این استراتژی‌ها چیست؟ شرایط آن‌ها با شما چه تفاوت‌هایی دارد؟
- حفره‌های استراتژیک و مالی شما در همکاری‌ها و موافقت‌نامه‌های اعطای مجوز کدام است؟
- استراتژی تجارت الکترونیک شرکت و نحوه به‌کارگیری پتانسیل فضای آنلاین برای بهبود کسب‌وکار چیست؟ چگونه می‌توان آن را تقویت نموده و یا بهبود داد؟
باید دقت داشت که انجام یک فرآیند استراتژیک مانند «IPPLA»، می‌تواند یک مرحله بسیار کلیدی در رشد و توسعه کسب‌وکار، به‌ویژه با توجه به شرایط امروز بازار سرمایه و اقتصاد قلمداد شود. کارآفرینان و شرکت‌های در حال رشد، می‌بایست از آنچه در اختیار دارند، به بهترین شکل محافظت نمایند. علاوه بر این، آن‌ها به منظور بقا و ارتقا در چنین بازاری، باید از این دارایی‌های ناملموس به منظور نفوذ بیشتر در بازارهای داخلی یا نیرویی پیشران برای گسترش بین‌المللی کسب‌وکار، استفاده نمایند. چالش اصلی این است که چگونه می‌توان در یک اقتصاد در حال افت و یا با وجود چالش‌های مرتبط با شدت گرفتن رقابت‌ها، به رشد مستمر ادامه داد؟
بدیهی است که برای رشد هر چه بیشتر، نیاز به منابع مالی، انسانی، فنی و دانشی بیشتر بوده و محدودیت منابع، می‌تواند مانعی بزرگ در پیش روی توسعه کسب‌وکارها محسوب شود. اما یک راهکار جایگزین برای رفع محدودیت منابع، ایجاد فرصت‌های جدید و جریان‌های تازه برای سودآوری از دارایی‌های موجود است. فناوری‌ها، سیستم‌ها، برندها، دانش و حتی روابط و تعاملات شرکت، می‌تواند به عنوان یک منبع ارزشمند برای خلق فرصت‌های جدید محسوب گردد. تحلیل وضعیت شرکت از منظر این منابع و چگونگی بهره‌برداری بهینه از آن‌ها، کاری است که «IPPLA» انجام می‌دهد.
علاوه بر موارد یاد شده، نتایج حاصل از یک آنالیز «IPPLA»، نیازها یا فرصت‌های بالقوه برای تغییر ساختار شرکت حول مجموعه دارایی‌های فکری، یا ایجاد شرکت‌های تابعه یا زایشی بر اساس فرصت‌های بهره‌گیری از این دارایی‌ها را، شناسایی می‌کند. بررسی عملکرد شرکت‌های فناور بزرگ و پیشرو، همچون نوکیا، اپل و مایکروسافت، به خوبی نشان می‌دهد که چگونه این شرکت‌ها با تکیه بر سبد دارایی‌های فکری قدرتمند خود، حتی مدل کسب‌وکارشان را تغییر داده و در مسیر جدید نیز، به موفقیت‌های چشمگیری دست یافته‌اند.
فلسفه اصلی «IPPLA»، این است که کارآفرینان و کسب‌وکارهای در حال رشد، نیاز دارند تا به صورت دوره‌ای، وضعیت خود را از منظر دارایی‌های فکری ارزیابی نمایند. منظور از ارزیابی وضعیت، تنها ارزیابی چند پتنت یا ارزش‌گذاری برند شرکت نیست، بلکه حوزه‌ای بسیار وسیع‌تر را در نظر می‌گیرد. برای مثال، یک شرکت باید بداند که آیا کانال‌های توزیع و شرکای بازار کنونی واقعاً به شکلی کارآمد فعالیت می‌کنند؟ آیا از بهترین استراتژی موجود برای برآورده‌سازی اهداف استفاده می‌شود؟ هدف از روابط فعلی شرکت با تأمین‌کنندگان، مشتریان و رقبا چیست؟ در صورتی که این قراردادها و روابط مجدداً ارزیابی شوند، با چه سیاست‌ها یا کاغذبازی‌هایی مواجه می‌شوید؟ آیا برای بهره‌برداری بهینه از دارایی‌ها، به یک تغییر ساختار جزئی یا کلی نیاز است؟
شرکت‌ها باید روابط و کانال‌های درهم‌شکسته و ناکارآمد خود را اصلاح نموده و بررسی نمایند که آیا کنترل بیشتر روی دارایی‌های فکری و روابط ناشی از آن‌ها (موافقت‌نامه‌های صدور مجوز، همکاری‌های فناورانه و ...)، نتایج بهتری را عاید آن‌ها می‌سازد؟
یک نکته کلیدی در بحث مالکیت فکری شرکت‌ها، نقش نیروی انسانی و احیاناً جابجایی‌های شغلی افراد و چالش‌های مرتبط با آن است. امروزه جریان دانش و فناوری، موجب شده است تا کارکنان دانشی، دائماً بین شرکت‌های مختلف یک صنعت و گاه بین صنایع مختلف در گردش باشند و این سطوح بالای جابجایی کارمندان، در کنار رقابت برای جذب نیروی کار مجرب و ماهر، دقت در حفاظت از دارایی‌های فکری را الزامی نموده است. در این راستا، بایستی به کارمندان در مورد تعهدات آن‌ها در قبال محافظت از دارایی‌های فکری شرکت، چه در زمانی که در حال همکاری با ما هستند و چه زمانی که به شرکت دیگری می‌روند، آموزش داده شود. این یکی از مواردی است که در «IPPLA» باید مورد توجه جدی شما قرار گیرد.
«IPLLA» چگونه کار می‌کند؟
اهداف استراتژیک «IPPLA» به شرح زیر است:
- تعیین منشأ دارایی‌های ناملموس و میزان علاقه شرکت به فناوری و حقوق مالکیت فکری مرتبط با آن؛
- تعیین قلمرو حقوقی که اشخاص ثالث می‌توانند از طریق اخذ مجوز، مالکیت دارایی‌های مشابه و ...، دخل و تصرفی در دارایی‌های شرکت داشته باشند؛
- نهادینه نمودن فرآیندهای نظام‌مند برای محافظت و تقویت حقوق مالکیت فکری شرکت؛
- شناسایی نواقص در دارایی‌های مالکیت فکری موجود در شرکت و تعیین مکانیسم‌ها و روندها برای محافظت و تقویت آن‌ها؛
- اقدام برای جلوگیری از هجمه‌های رایج از سوی کلاهبرداران و افراد و شرکت‌های نابکار (مانند باج‌گیران پتنت)،
- جلوگیری از ادعاهای اشخاص ثالث در پی تولید و عرضه محصولات جدید.
در آماده‌سازی مقدمات «IPPLA»، تیم درگیر در تحلیل و بررسی دارایی‌های فکری شرکت، یک طرح حسابرسی تهیه نموده که حوزه‌های بررسی، جدول زمانی، مسئولیت هر یک از بخش‌ها و شکل و قالب گزارش نهایی که قرار است ارائه شود را مشخص می‌نماید. تیم حسابرسی، دارایی‌های فکری شرکت مانند پتنت‌ها، طراحی‌های صنعتی و علائم تجاری که از قبل ثبت شده یا در حال ثبت شدن هستند را شناسایی می‌کند. در ادامه، نسخه‌هایی از کل قراردادهای تابعه (مثلاً خدمات اجرایی و تخصیص هزینه)، اشتغال، قراردادهای مشاوره، موافقت‌نامه‌های صدور مجوز، قراردادهای سرمایه‌گذاری مشترک، قراردادهای توزیع، اسناد اوراق قرضه، قراردادهای محرمانگی دارایی‌های فکری (مثلاً قراردادهای منعقد شده با کارمندان)، پرونده‌های دعاوی حقوقی، قراردادهای منبع باز مرتبط با نرم‌افزارها و حتی سیاست‌های حفظ اسناد، مورد بررسی قرار می‌گیرند.
پس از اینکه اسناد مربوطه شناسایی و سازمان‌دهی شدند، تیم حسابرسی می‌بایست در ارتباط با هر یک از دارایی‌های فکری، به موارد زیر توجه نماید:
- ماهیت مالکیت شرکت و سود حاصل از آن (مالکیت مجزا یا مشترک، مجوزهای انحصاری یا غیرانحصاری، حق امتیاز یا هزینه‌های دیگر مرتبط با مجوز و طول مدت کاربرد فناورانه دارایی)؛
- آیا ماهیت سوددهی با محدودیتی روبرو است؟ (محدودیت‌های مرتبط با سازمان یا محصول، محدودیت‌های داخلی، محدودیت‌های تخصیص یا انتقال، محدودیت‌های زمانی و ...)
- ارتباط دارایی با کسب‌وکار اصلی شرکت (آیا دارایی مذکور، یک دارایی بسیار مهم است یا تنها یک دارایی فرعی محسوب می‌شود؟)
- پتانسیل‌های موجود برای ادعای اشخاص ثالث، مبنی بر آسیب ناشی از استفاده از دارایی شرکت.
گفتنی است که در طول فرایند تحلیل دارایی‌ها، تیم حسابرسی تصمیم می‌گیرد که آیا لازم است تا در خصوص تملک یا بهره‌برداری از دارایی‌های فکری، به صورت مستقیم با کارکنان و مدیران توسعه سازمان مصاحبه شده و یا به اسناد و اطلاعات گردآوری شده در فازهای قبلی بسنده نماید.
در کنار موارد یاد شده، بتید توجه داشت که در فضای کسب‌وکار فعلی که ادغام و تملک شرکت‌ها به امری رایج بدل شده است، «IPPLA» روشی فوق‌العاده برای یک شرکت رو به رشد است تا برای یک فرآیند تملک آماده می‌شود. این فرآیند، تضمین می‌کند که شکاف‌های موجود در زنجیره انتقال دارایی‌ها پر شده یا هرگونه بحث بالقوه بر سر مالکیت دارایی‌های فکری سریعاً مرتفع گردد. نتایج «IPPLA»، همچنین برای قیمت‌گذاری پیشنهادی شرکت در زمان معاملات ادغام و تملک ضروری است. این امر، هم از منظر دارایی‌های فکری در اختیار مهم بوده و هم فرصت خوبی برای بررسی سیستم‌های مدیریت سبد دارایی‌های فکری و فرایند ثبت و حفاظت از دارایی‌های فکری کنونی شرکت است.
نکته دیگر اینکه روابط بازار دائماً در حال تغییر و تحول بوده و «IPPLA» می‌تواند به شرکت‌ها در تعیین دارایی‌های فکری در معرض ادعای دیگران کمک نماید (دارایی‌های فکری حاصل از کارهای مشترک و حتی پتنت‌هایی که دیگران معتقد به مالکیت و یا لغو اعتبار آن‌ها هستند). حقوقی که به لطف یک تألیف مشترک (مثلاً کتاب)، یک پروژه سرمایه‌گذاری مشترک، کار تیمی، برندسازی مشترک و یا حتی تحقیق و توسعه پس از اعطای مجوز پدید می‌آیند، از مهم‌ترین نمونه‌های دارایی‌های فکری پیش‌گفته محسوب می‌شوند.
بسیاری از شرکت‌های استارت‌آپی، «زمان، منبع یا تخصص» لازم برای شناسایی، توسعه و اعمال استراتژی‌های جدید برای بهره‌گیری از مجموعه مالکیت فکری خود را ندارند و این کار نیازمند یک محرک بیرونی و کمک گرفتن از متخصصین است. در این حالت، «IPLLA» می‌تواند رویکردی نظام‌مند برای این دسته از شرکت‌ها باشد. باید دقت داشت که نیروی محرک فرآیند «IPPLA» و چیزی که موفقیت آن را تضمین می‌کند، حمایت مدیریت ارشد، مشاور ارشد پتنت یا حتی برخی از اعضای هیئت‌مدیره یا سهامداران خارجی است که به شرکت فشار وارد نموده تا پیش از تزریق شدن سرمایه بیشتر، جریان‌های سودآوری جدید ایجاد نمایند.
صدور مجوز؛ راهکاری برای درآمدزایی از دارایی‌های فکری
بسیاری از شرکت‌ها، مجموعه‌ای از پتنت‌ها، فناوری‌ها و حتی برندهایی را در اختیار دارند که به واسطه ارزش قابل توجه آن‌ها، می‌توان با اعطای مجوزهای مربوطه به شرکت‌های دیگر، درآمد قابل توجهی را به دست آورد. این امر، به مالکین دارایی‌های فکری کمک نموده تا با استفاده بهینه و باارزش‌افزوده بالا از آن‌ها، از کسب‌وکار اصلی و فناوری‌های کلیدی دیگرشان، پشتیبانی نمایند. البته اعطای مجوز همیشه مثبت نبوده و گاهی ممکن است با کاهش مزایای رقابتی شما در بازار همراه باشد و به همین دلیل، پیش از اینکه برای واگذاری فناوری‌های خود به دیگران اقدام نمایید، انجام یک آنالیز و تحلیل دقیق الزامی خواهد بود. گاهی نیز واگذاری مجوز بهره‌برداری، به دلیل وجود فناوری‌های مشابهی که در اختیار رقبا قرار دارد، با محدودیت‌های قابل توجهی همراه می‌گردد. برای مثال، در صورتی که یکی از فناوری‌های شما (حتی با ارزش و کارایی بسیار زیاد)، در اختیار یک یا دو رقیب دیگرتان هم باشد، صدور مجوز بهره‌برداری از این فناوری، به دلیل رقابت بین شما و سایر فعالین در این حوزه و سوءاستفاده متقاضیان مجوز از این رقابت، می‌تواند درآمد احتمالی شما را با کاهش روبرو سازد. در مقابل، یک فناوری انحصاری که فقط در اختیار شما قرار دارد، برگ برندهای است که اجازه می‌دهد تا آن‌طور که دوست دارید، شرایط اعطای مجوز را تعیین نمایید (البته با رعایت قوانین مرتبط با شرایط منصفانه و منطقی صدور مجوز).
یکی از مهم‌ترین دارایی‌های فکری که می‌تواند همچون پول نقد برای شما محسوب شود، پتنت است. پتنت‌ها در کنار کارکرد حفاظتی، قابلیت به‌کارگیری در جذب سرمایه‌های جدید، افزایش شهرت و اعتبار شرکت و از همه مهم‌تر، درآمدزایی از طریق صدور مجوز را دارند. بهره‌برداری مستقیم از فناوری پتنت شده و یا اعطای مجوز بهره‌برداری از آن، می‌تواند جنبه‌های مختلفی از یک تصمیم استراتژیک و بسیار کلیدی باشد. شما می‌توانید از فناوری پتنت شده خود، به صورت مستقیم در کسب‌وکار اصلی شرکتتان استفاده نمایید. نظر به اهمیت این فناوری، تصمیم به صدور مجوز به برخی از بازیگران صنعت و یا خط قرمز کشیدن بر این کار، یک تصمیم جانبی و بسیار مهم خواهد بود. البته تصمیم برای صدور مجوز را به صورت صفر و یک نبینید. حتی در صورت تصمیم به صدور مجوز، چندین گزینه برای اجتناب از واگذاری صلاحیت‌ها و قابلیت‌های فناورانه کلیدی به رقبا، پیش روی شما قرار دارد:
- اعطای مجوز برای یک کاربرد غیررقابتی موازی به شخص ثالث (کاربرد محدود)؛
- اعطای مجوز برای یک رقیب در خارج از کشور (حوزه جغرافیایی محدود)؛
- کنسرسیوم (غیرانحصاری)؛
- تحقیق و توسعه (برای موردی که امید است کاربردهای دیگری را در صنایع یا گزینه‌های غیررقیب شما به دنبال داشته باشد)؛
- اعطای مجوز برای ارائه‌دهنده خدمات پس از فروش، شامل سرویس، نگهداری، قطعات و غیره (چندکاربردی/ جریان‌های سود چندگانه).
از دیدگاه دریافت‌کنندگان مجوز، بسیاری از شرکت‌ها دارای منابع کافی برای انجام تحقیق و توسعه در سطوح مشابه نیستند. علاوه بر این، آن‌ها ممکن است دسترسی به فناوری‌ها و برندهایی را بررسی کنند که پیش‌تر تثبیت شده یا به صورت تولید انبوه در دسترس قرار دارند. در این حالت، خدمات ارزش‌افزوده و پشتیبانی آموزشی ترکیب شده و حتی ممکن است دو رقیب با هم همکاری نموده تا به منابع و فناوری‌های بیشتری دسترسی داشته باشند. در کنار این موارد، شما به‌عنوان دریافت‌کننده بالقوه مجوز، ممکن است با فرصت‌هایی مواجه شوید که وقتی فناوری مذکور با مجموعه فناوری‌های کنونی شرکت ترکیب شود، محصولات، خدمات و فرصت‌های بازار جدیدی را برایتان به ارمغان آورد. بدیهی است که فرصت اخذ مجوز چنین فناوری خاصی را نباید از دست داد.
لازم به تأکید است که اعطای مجوز برای فناوری، اعطای مجوز گسترش برند، سرمایه‌گذاری مشترک و اتحاد استراتژیک، اعطای امتیاز کسب‌وکار و برون‌سپاری، همگی راهبردهای بهره‌مندی از دارایی‌های فکری هستند که لازم است به صورت منظم در جلسات هیئت‌مدیره شرکت مورد بحث و بررسی قرار گیرند. یک تحلیل منسجم از مجموعه دارایی‌های فکری کارآمد شرکت، می‌تواند اتخاذ تصمیم پیرامون استفاده یا عدم استفاده از هر یک از ابزارهای فوق را تسهیل نماید. بدیهی است که استراتژی‌های بهره‌گیری مستقیم از مالکیت فکری و یا صدور یا دریافت مجوز، اغلب مقدم بر گزینه‌های هزینه‌زایی همچون سرمایه‌گذاری مشترک و تملک خواهد بود، به‌ویژه اگر طرف مقابل، یکی از رقبا باشد.
چک‌لیست ممیزی دارایی‌های فکری
تا بدین جا با مفهوم ممیزی دارایی‌های فکری و مهم‌ترین نکات مرتبط با آن آشنا شدیم. برای اجرا و پیاده‌سازی ممیزی دارایی‌های فکری، یک چک‌لیست از اهداف ممیزی، محدوده ممیزی، دسته‌بندی دارایی‌های فکری، مستند نمودن آن‌ها و در نهایت ممیزی دارایی‌های موجود، نیاز خواهد بود. این چک‌لیست می‌تواند فرآیند ممیزی را به یک چهارچوب عملیاتی و گام‌به‌گام بدل نموده که پیروی از آن برای هر شرکت بزرگ و کوچکی ساده خواهد بود. در ادامه، مروری اجمالی بر یک چک‌لیست ممیزی دارایی‌های فکری خواهیم داشت.
۱. تعیین اهداف ممیزی:
در این بخش، باید مشخص کنید که هدف اصلی شما از ممیزی دارایی‌های فکری چیست؟ آیا برای آماده‌سازی دارایی‌های فکری جهت فروش یا واگذاری مجوز بهره‌برداری از آن‌ها این کار را انجام می‌دهید یا اینکه می‌خواهید وارد یک پرونده حقوقی نقض دارایی‌های فکری شوید. حتی ممکن است تنها برای اطمینان از درگیر بودن تمامی سبد دارایی‌های فکری در چرخه درآمدزایی شرکت، قصد ممیزی آن‌ها را داشته باشید. هدفتان هر چه هست، پیش از آغاز ممیزی آن را تعیین نمایید.
نکته دیگری که با تعیین هدف ممیزی مشخص می‌گردد، دامنه ممیزی یا به عبارت بهتر، محدوده دارایی‌هایی است که در فرآیند ممیزی مورد بررسی قرار می‌گیرند. این محدوده، می‌تواند وسیع (مرور تمامی سیاست‌ها و رویه‌های موجود / توسعه یک شاخص کلی برای تمامی دارایی‌های فکری شرکت)، کاملاً محدود (تمرکز بر یک دارایی خاص با هدف فروش، خرید یا اخذ مجوز) و یا عمومی (یک مرور کلی بر منابع «IP» شرکت) باشد.
در نهایت، شما باید مشخص کنید که محصول نهایی ممیزی (خروجی فرآیند)، قرار است چه چیزی باشد. آیا به دنبال یک تصویر جامع و تمام‌نما از دارایی نامشهود و رویه‌های مرتبط با آن هستید، آیا تنها می‌خواهید فهرستی از تمامی دارایی‌های نامشهود در اختیار داشته باشید و یا به دنبال رویه‌هایی هستید که در حال حاضر اجرا نمی‌شوند و با اجرای آن‌ها، اثرگذاری دارایی‌های فکری متعلق به شرکت افزایش می‌یابد؟
۲. شناسایی دارایی‌های فکری بالقوه:
پس از تعیین اهداف و محدوده ممیزی، نخستین اقدامی که باید صورت دهید، شناسایی تمامی دارایی‌های نامشهود بالقوه در شرکت است. این دارایی‌ها، ممکن است جزئی از ورودی‌ها، پیمانکاران، تأمین‌کنندگان، فروشندگان، مشتریان و یا حتی برخی از همکاران تحقیقاتی شرکت باشند. منابع مرتبط با فرآیندها و اطلاعات تولید، دانش چرایی و چگونگی «Know-How»، ماشین‌آلات و تجهیزات، لیست مشتریان و اطلاعات محرمانه مرتبط با آن‌ها، کتابچه‌های راهنمای عملیات و طراحی، طرح‌ها و نقشه‌های کلیدی، ایده‌ها و برنامه‌های نوآورانه، فرمول‌ها و محاسبات پیشرفته، ترکیبات و مواد اولیه، داده‌های آزمایشگاهی، اطلاعات مرتبط با فروشندگان، داده‌های تحقیق و توسعه، اطلاعات اداری و مدیریتی (تصمیم‌گیرندگان کلیدی و ساختار داخلی شرکت)، نرم‌افزارها و حتی گزارشات مالی مرتبط با سود و زیان شرکت را به دقت استخراج و مستند نمایید.
اطلاعات مرتبط با خروجی‌ها، شامل رویه‌های بسته‌بندی، بازاریابی و تبلیغات و نیز ارتباطات بین ورودی‌ها و خروجی‌ها را از یاد نبرید.
۳. دسته‌بندی دارایی‌های فکری:
در صورتی که یک دارایی نامشهود در یکی از دسته‌های زیر قرار گیرد، قابلیت محافظت را خواهد داشت:
الف) اسرار تجاری: یک راز تجاری به معنای دانش ارزشمند و عموماً ناشناخته از منظر عمومی است که باید در جهت حفظ و نگهداری آن کوشید. افشای عمومی این دارایی‌های فکری، به معنای از بین رفتن آن‌ها بوده و به همین دلیل، می‌بایست مراقب در دسترس بودن عمومی آن‌ها و مهندسی معکوس از سوی رقبا باشیم. البته ممکن است توسعه مستقل یکی از رقبا، بدون آن‌که اطلاعی از راز تجاری شما داشته باشد، منجر به دستیابی به دانش مشابه و در نتیجه کاهش ارزش راز تجاری شما گردد. بدیهی است که در چنین شرایطی، به دلیل عدم ثبت دارایی فکری در سیستم‌های رسمی مالکیت فکری، امکان ممانعت از تلاش‌های رقبا برای دستیابی به اسرار تجاری وجود ندارد. البته این مورد با توجه به عدم محدودیت زمانی ناشی از ثبت راز تجاری در سیستم‌هایی مانند سیستم پتنت (محدودیت زمانی 20 ساله)، ممکن است برای برخی از شرکت‌ها دارای اولویت باشد.
ب) علائم تجاری: علامت تجاری، علامت و نشانهای است که برای تمایز کالاها و خدمات یک شرکت از سایر محصولات و خدمات موجود، بکار گرفته می‌شود. یک علامت تجاری، می‌بایست «متمایز و کاملاً مشخص باشد» و در عین حال، «فریبنده و موجب گمراهی مشتری نباشد». این دو شرط، می‌تواند یک تعریف رسمی و جامع از علائم تجاری فراهم سازد: «یک علامت تجاری، کالاها و محصولات یک شرکت خاص را مشخص نموده و آن‌ها را از محصولات سایر رقبا متمایز می‌سازد».
ج) پتنت: مخترع با هدف حفاظت از اختراع خود که می‌تواند یک محصول، فرآیند و به‌طور کلی یک راهکار جدید برای رفع یک مشکل باشد، آن را در سیستم پتنت به ثبت رسانیده و در صورت تأیید و اعطای گواهی ثبت اختراع به وی، می‌تواند برای مدت‌زمان محدود، از حق انحصاری بهره‌برداری از اختراع در محدوده جغرافیایی ثبت شده، استفاده نماید. دو ویژگی بسیار مهم پتنت، محدودیت زمانی و جغرافیایی است. گواهی ثبت اختراع، معمولاً در یک بازه زمانی محدود ۲۰ ساله (از تاریخ ثبت درخواست) و در یک محدوده جغرافیایی مشخص اعتبار دارد. پتنت‌ها را می‌توان به سه دسته یوتیلیتی پتنت یا پتنت‌های کاربردی، پتنت‌های طراحی و پتنت‌های گیاهی تقسیم نمود که البته انواع دیگری از پتنت مانند یوتیلیتی مدل‌ها و پتنت‌های موقت نیز در برخی از کشورهای جهان وجود دارند.
د) کپی‌رایت: همان‌طور که اختراعات و دستاوردهای فنی از طریق سیستم پتنت و برند و نام تجاری یک کسب‌وکار از طریق نشانهای تجاری تحت حفاظت قرار می‌گیرند، آثار ادبی و هنری، شامل نوشته‌ها، موسیقی، نقاشی‌ها و مجسمه‌ها و همچنین برخی نتایج مبتنی بر فناوری، مانند برنامه‌های کامپیوتری و بانک‌های اطلاعاتی الکترونیکی، از طریق حقوق کپی‌رایت محافظت می‌شوند. یک تفاوت بسیار مهم کپی‌رایت با دیگر انواع حقوق مالکیت فکری به‌ویژه پتنت و نشانهای تجاری، عدم نیاز به ثبت جهت برخورداری از حقوق کپی‌رایت است. یک نویسنده به محض آن‌که کتابش را منتشر می‌سازد، از حقوق کپی‌رایت مرتبط با اثرش برخوردار می‌گردد و تنها در صورت هرگونه تعرض به این حقوق و یا ادعای مالکیت فردی دیگر، می‌بایست فرایند حقوقی را پی گرفته و به اثبات اصل بودن اثر خود بپردازد.
در کنار دسته‌های فوق، برخی دیگر از انواع حقوق مالکیت فکری و کمتر شناخته شده همچون نشانه‌های جغرافیایی نیز وجود دارند که یک روش مهم و کلیدی برای نشان دادن منشأ و مبدأ جغرافیایی کالاها و خدمات عرضه شده به بازار محسوب می‌شود. در مجموع، متداول‌ترین دارایی‌های فکری شرکت‌ها را می‌توان در همان چهار دسته پتنت، اسرار تجاری، علائم تجاری و کپی‌رایت جای داد.
۴. شناسایی اسناد مرتبط با دارایی‌های فکری:
گام بعدی، شناسایی کلیه توافق‌نامه‌های شرکت با اشخاص ثالث، اعم از قراردادهای استخدامی، توافق‌نامه‌های عدم افشای اطلاعات، قراردادهای دولتی و ... می‌باشد. پرونده درخواست‌های ثبت داخلی و خارجی دارایی‌های فکری، به‌ویژه درخواست‌های ثبت اختراع، از دیگر مواردی است که باید به آن‌ها توجه نمایید. همچنین قراردادهای تأمین‌کنندگان و مشتریان، اعم از تأمین مواد اولیه، خدمات نرم‌افزاری و عرضه محصول و خدمات، باید در نظر گرفته شود.
۵. ارزیابی اسناد:
در خصوص موافقت‌نامه‌های مختلف شرکت، بایستی بررسی شود که «طرفین قرارداد چه کسانی هستند»، «حقوقی که قرار است مبادله شده و انتقال یابد کدام است»، «مدت‌زمان قرارداد چقدر است»، «محدوده جغرافیایی قرارداد، به‌ویژه در اخذ و صدور مجوزهای بهره‌برداری از پتنت کدام است». علاوه بر این، مشخص نمایید که قراردادهای محرمانگی با کارکنان در چه وضعیتی است.
۶. شناسایی مالکیت‌ها:
برای هر یک از دارایی‌های فکری بالقوه شناسایی شده (و یا مشخص شده در محدوده ارزیابی)، تعیین کنید که مالکیت دارایی از آن چه کسی است؟ در صورتی‌که این دارایی ناشی از یک همکاری مشترک (پتنتی با مخترعین مشترک، فناوری حاصل از یک سرمایه‌گذاری مشترک و یا حتی دانش فنی مرتبط با یک تأمین‌کننده) است، آن را به‌طور دقیق مشخص نمایید.
جستجوی متقاضیان و مالکین حقوق مالکیت فکری مرتبط با دارایی نامشهود شناسایی شده، از دیگر مواردی است که باید انجام گیرد.
۷. تعیین اعتبار:
پس از طی نمودن گام‌های فوق، نوبت به اعتبارسنجی دارایی‌های فکری می‌رسد. هر یک از دسته‌های چهارگانه دارایی فکری را از نظر اعتبار زمانی و جغرافیایی (و یا حتی امکان ثبت دارایی فکری در سیستم مالکیت فکری مرتبط) بسنجید. برای مثال، پتنت کلیدی شرکت سال‌ها پیش به ثبت رسیده و تنها 4 سال از اعتبار آن باقی است و یا اینکه دانش فنی شناسایی شده، از منظر الزامات پتنت شدن، مانند جدید بودن، غیربدیهی بودن و کاربرد صنعتی در چه وضعیتی است و آیا آن را می‌توان به‌عنوان یک یوتیلیتی پتنت به ثبت رسانده و تحت محافظت قرار داد؟
در این گام، دارایی‌های نامشهود شناسایی شده را از منظر الزامات زمانی ثبت در سیستم‌های مالکیت فکری و یا الزامات اجرایی حقوق انحصاری (در صورت ثبت قبلی) بررسی کنید. برای مثال، یک اختراع را تنها زمانی می‌توان به‌عنوان یک پتنت به ثبت رسانید که بیش از یک سال از زمان افشای عمومی آن نگذشته باشد. بررسی الزامات مرتبط با نگهداری پتنت‌های گرنت شده از دیگر اقدامات این مرحله است.
۸. گزارش نهایی:
خروجی نهایی ممیزی، یک گزارش مکتوب است که موارد زیر را در بر می‌گیرد:
- کاتالوگی جامع از دارایی‌های فکری؛
- تاریخچه هر یک از دارایی‌های فکری شناسایی شده (تاریخ ایجاد یا اخذ / مالک یا ایجادکننده)؛
- فهرست اقدامات لازم برای نگهداری از حقوق مالکیت فکری؛
- نقایص کشف شده در حفاظت از دارایی‌های فکری؛
- فهرست پرونده‌ها و اقدامات در حال پیگیری (اختراعات، آثار ادبی و هنری و علائم تجاری که باید به ثبت برسند / گزینه‌های دادرسی و مذاکره برای توقف نقض‌های احتمالی از سوی اشخاص ثالث / هزینه‌های نگهداری مورد نیاز).
