تصور کنید که عصر یک روز کاری است و می‌خواهید از دفتر کارتان خارج شوید که ناگهان مدیرتان تماس گرفته و اطلاعاتی در مورد یک پروژه بسیار قدیمی طلب می‌کند. اگر فردی منضبط و دوراندیش باشید، احتمالاً لبخندی زده و با روشن کردن کامپیوترتان، به سرعت وارد فایل‌های مرتبط با تاریخ اجرای پروژه شده و اطلاعات مدنظر مدیر را در کوتاه‌ترین زمان ممکن یافته و برای وی ارسال می‌کنید. البته شاید هم این‌چنین نباشد و همین تماس ساده، روزتان را بسیار بد تمام کند. جستجو در میان انبوهی فایل، در حالی که اصلاً یادتان نمی‌آید که پروژه مربوط به چه بوده و آیا اصلاً اطلاعات درخواستی مدیر را جایی نگه داشته‌اید یا خیر.
مثالی که در بالا اشاره شد، تجسمی از فضای کاری و اداری حال حاضر است، فضایی که کاغذ در آن نقشی بسیار کمرنگ‌تر از گذشته دارد. با این حال، در گذشته نه چندان دور، محیط‌های اداری مملو از کاغذ بود. انواع و اقسام اسناد کاغذی، اعم از ارزشمند و بی‌ارزش، کارکنان را دچار سرگیجه می‌کرد و طبیعتاً نیاز به وسایل و تجهیزاتی بود که بتواند این چالش‌ها را تا حدی رفع نماید.
اگر کارمندی قدیمی باشید که در یک محیط اداری مشغول به فعالیت هستید، احتمالاً دستگاه پانچ کاغذ (Paper Punch) را به وفور دیده‌اید. این دستگاه کوچک و بسیار کاربردی، یکی از وسایل ضروری در محیط‌های اداری و به‌ویژه بخش بایگانی اسناد است که از طریق آن، می‌توان مجموعه کاغذهای مرتبط با یک موضوع را دسته‌بندی نموده و بدون نگرانی از گم شدن یا پراکنده شدن آن‌ها، در کنار یکدیگر (مثلاً در یک پوشه مخصوص) نگهداری نمود. اما پانچ کاغذ چگونه کار می‌کند؟ چه زمانی و توسط چه کسی اختراع شده و روند توسعه و تکامل آن، چگونه بوده است؟
همان‌طور که اشاره شد، فضای اداری که دستگاه پانچ کاغذ در آن اختراع شده، بسیار متفاوت از فضای اداری تقریباً بدون کاغذ فعلی بوده است. به عبارت بهتر، در دهه‌های اخیر، کامپیوتر و اینترنت توانسته بسیاری از فرآیندهای اداری را بدون کاغذ و به صورت الکترونیکی به پیش رانده و حتی مفاهیمی نظیر «خدمات آنلاین»، جای بسیاری از آن‌ها را گرفته است. با این حال، در گذشته‌های نه چندان دور، دستگاه‌های کپی، کمدهای بایگانی بزرگ و مملو از پرونده، ماشین تحریر و از همه مهم‌تر انبوه کاغذ، توصیف‌کننده یک فضای اداری بود. انواع و اقسام فرم‌ها و دستورالعمل‌های کاری، به همراه اسناد حقوقی کسب‌وکار، اعم از خرید مواد اولیه، فروش محصولات، پرداختی‌های حقوق و دستمزد و بسیاری موارد دیگر، موجب می‌شد تا بایگانی کارخانجات و شرکت‌های مختلف هم با انبوهی از کاغذهای مختلف مواجه شده که نیاز به مرتب‌سازی و دسته‌بندی داشتند.
دستگاه پانچ کاغذ، همان اختراع کلیدی بود که امکان سازمان‌دهی و حل‌وفصل این چالش را فراهم می‌ساخت. این دستگاه را که «Hole Punch» نیز می‌نامند، کاغذها را در دو نقطه مشخص (با فاصله مشخص از یکدیگر) سوراخ می‌کند که امکان قرار دادن آن‌ها بر روی هم و ذخیره‌سازی ایمن آن‌ها را فراهم می‌آورد. البته بعدها پانچ‌هایی با تعداد سوراخ بیشتر نیز برای کاربردهای دیگر ساخته شد. در تاریخچه اختراع پانچ کاغذ مدرن، سه مخترع (دو آمریکایی و یک آلمانی) نقش بسزایی داشته‌اند که این سهم در سه پتنت جداگانه توصیف شده است.
۱- بنجامین اسمیت (Benjamin Smith) که در سال ۱۸۸۵ میلادی از دستگاه ابداعی خود تحت عنوان پانچ هدایتی یا (Conductor's Punch) رونمایی نمود.
۲- فردریش سوئنکن (Friedrich Soennecken) که در سال ۱۸۸۶ میلادی، «Hole Punch» را اختراع کرد.
۳- چارلز بروکس (Charles Brooks) که در سال ۱۸۹۳ میلادی، «Ticket Punch» را طراحی و تولید نمود.
سوئنکن، مردی بسیار خوش‌فکر و خلاق بود که در سال ۱۸۷۵ میلادی، دفتر کار خود در «Remscheid» را افتتاح نمود. شهرت وی در سبک ویژه خطاطی گرد با استفاده از قلم‌موهای پر مانند، موجب شد که مراجعین فراوانی داشته باشد. دستگاه پانچ ساخته شده توسط سوئنکن، روی میزهای اداری قرار می‌گرفت و اهرمی بلند برای ضربه زدن به مجموعه‌ای از کاغذها داشت. با فشردن اهرم، کاغذها از دو نقطه مشخص سوراخ شده و قابلیت بسته‌بندی و نگهداری آن‌ها میسر می‌شد. وی در تاریخ چهاردهم نوامبر سال ۱۸۸۶ میلادی، درخواستی برای ثبت اختراع خود با نام «Papierlocher fur Sammelmappen» یا پانچ دو سوراخه به دفتر ثبت اختراع آلمان ارائه نمود.
به موازات نوآوری‌های سوئنکن در آلمان، بنجامین اسمیت در آمریکا اقدام به ساخت یک دستگاه پانچ متفاوت نمود. اختراع وی متشکل از دو قطعه فلزی با سوراخی در قطعه پایینی و یک لبه تیز دایره‌ای در قسمت بالایی بود که با بر روی هم قرار گرفتن دو قطعه، امکان سوراخ کردن یک برگ کاغذ را فراهم می‌کرد. نکته مهم در اختراع اسمیت که آن را از دستگاه پانچ سوئنکن متفاوت می‌ساخت، هدف کلی آن بود که مطابق با اسناد ثبت اختراع، پانچ بلیت‌های قطار از سوی پرسنل راه‌آهن نام برده شده است. گواهی این ثبت اختراع، با شماره «US313027» و در تاریخ ۲۴ فوریه سال ۱۸۸۵ میلادی (تقریباً یک سال و نیم قبل از ثبت اختراع سوئنکن)، از سوی دفتر ثبت اختراعات و علائم تجاری آمریکا صادر گردید.
در سال ۱۸۹۳ میلادی، چارلز بروکس، یک پانچ بلیت دیگر را به ثبت رسانید. اگرچه دستگاه ابداعی وی شبیه به طراحی صورت گرفته از سوی اسمیت بود، اما نوآوری اصلی وی که این دو دستگاه را از هم متمایز می‌ساخت، قابلیت جداسازی مخزن تکه کاغذهای جدا شده و بزرگ‌تر بودن آن نسبت به مخزن دستگاه اسمیت بود. وی اختراع خود را در سیستم پتنت آمریکا به ثبت رسانید و گواهی ثبت اختراعی به شماره «US507672» را در تاریخ ۳۱ اکتبر سال ۱۸۹۳ میلادی دریافت نمود. گفتنی است که بروکس یک مخترع خلاق و دارای نبوغ فراوان بود که بیشتر وی را به دلیل اختراع جاروبرقی‌های خیابانی در سال ۱۸۹۶ می‌شناسند، اختراعی که با استفاده از برس‌های بزرگ و چرخان کار نموده و هنوز هم در بخشی از جاروهای خیابانی امروزی می‌توان اثراتی از طراحی بی‌نظیر وی را مشاهده نمود.
در طی یک قرن گذشته، دستگاه‌های پانچ کاغذ کمی مدرن‌تر، خوش رنگ و لعاب و کوچک‌تر شده‌اند. همچنین این دستگاه‌ها، در دو مدل دستی (Hand Held) و رومیزی (Desk set) ساخته و به فروش می‌رسند.
